ホウ・レン・ソウ、すなわち報告、連絡、相談を部下ができないという悩みを良く聞きます。もちろん、それをしない部下にも責任はあるのですが、たいていの場合、上司の管理技術にも問題があるのです。ホウ・レン・ソウをさせる技術について、報告を例にとってご説明します。
報告ができない部下がいる場合、やり方がわからないからできないのか、方法は知っているが怠っているのかを判断しなければなりません。前者の場合は教育の問題になりますし、後者の場合は意識の問題で、それぞれ別の対応をする必要があります。
やり方が分からない部下に対しては －こういう人は結構多いのです－、指示や命令を出すときに、どのタイミングで何をどのように報告すべきか、報告の仕方を伝えておくことで改善されます。やり方が分かれば、部下は迷わずに報告することができますし、上司も部下の報告を予測できます。
報告を怠る部下に対しては、報告の意義と重要性を何度でも伝えて納得させます。その上で、怠った時には、見逃さずに注意することが求められます。
最後に、報告をしてきた時に認めてあげることが重要です。パソコンに目を落としたままで報告に対応したり、「そこに置いておいて」などと軽くあしらっては、良い習慣が定着しません。部下の目をきちんと見て感謝の意を伝えたり、終わった仕事を言葉でねぎらうことで、部下は良い気持ちになり、「この上司ならまた報告しよう」という気になるものです。
上司がこのような方法を続けることで、職場に「ホウ・レン・ソウ」の習慣が定着していきます。