パブリシティとはプレスリリースに基づいて掲載された新聞記事や雑誌記事のことです。プレスリリースとは企業がマスコミ関係者に対して、自社の新商品などの情報を提供する報道資料のことを言います。
パブリシティは、??無料、??信頼感を与えるという点で広告に大きく勝り、一般に広告の３倍の効果があると言われています。このように効果的なパブリシティですが、掲載されるにはコツがあり、それは４点に集約することができます。
１点目は、マスコミが取り上げたくなるような企画を計画的に立てるということです。イベントや新商品発表はもちろん、売れ行き情報や福祉団体への寄付なども、社会性や話題性があるため有効なネタです。これらを事前に企画し、実行します。また、新商品開発の場合、新商品の説明（特徴、発売時期、価格）だけではなく、新商品が社会に与える影響や開発の背景、開発者のエピソードも事前に集めておいてプレスリリースに盛り込めば、マスコミに掲載されやすくなります。記者が意識する読者は業界人ではなく、一般の方々だという点を念頭に置いて、大衆受けする情報を提供しなければなりません。
２点目は、プレスリリースの様式に沿って書くことです。プレスリリースは、タイトル、要約（リード）文、本文の順で、できればＡ４一枚にまとめます。そして、分かりやすい位置に連絡先を書いてください。記者は毎日多くのプレスリリースを見なければならないので、何ページもの資料を送りつけても全てには目を通してくれないことが通例です。ですから、１枚に要約すること方がよいのです。更に、多くの中から当社のプレスリリースに目を止めてもらうことが必要ですから、手書き文字やイラスト、写真でビジュアルに表現することも有効な手法になります。写真掲載を希望するのであれば、裏側に説明を書いた写真を同封しておきます。
３点目は、見出しとリードに新聞に適した表現やキーワードを盛り込んで、この題材を取り上げたいと記者に思わせることです。魅力的な見出しやインパクトのあるキーワードは興味を引きやすいものです。また、記事の見出しにそのまま使える言葉なら、記者が見出しを考える労力が節約できるため優先的に取り上げてもらえます。ただし、広告的な表現が強すぎると逆効果になりますからご注意下さい。当たり前のことですが、一つ一つの文章を短く切りわかりやすくすることや、専門用語を使わずに書くことも重要です。
４点目は、媒体（新聞、雑誌、ミニコミなど）と記者を特定してプレスリリースを流すことです。それぞれの媒体には特徴があり、ニュースの内容で取り上げてもらえやすい媒体は異なります。また、当社のターゲット顧客を読者層にもつ媒体でなければその後の販売効果が見込めません。記者に関しては、記者の役割分担というのは意外にあいまいですから、誰が担当するかわからないプレスリリースは放っておかれることがあります。知り合いの記者がいれば、事前に連絡した上でその人宛てに記事を送ります。担当記者がわからない場合、雑誌社や新聞社に電話を入れ、担当記者の名前を聞き出した上で、その記者にプレスリリースを送ります。記者を特定する手間を惜しんではいけません。送付後は、くどいようでも、記者に電話して届いたかどうか確認した方が、取り上げてもらいやすくなります。そして、記事が掲載されたら、記者にお礼の手紙を出すなどして良好な関係を築いておけば、次につながることでしょう。
また、新聞社にプレスリリースを送る場合には、一斉に送ることも重要なポイントです。同じ日に掲載してくれると複数の新聞に載りますが、１つの新聞社だけが最初に記事にしてしまうと、ニュース性がないとして、他の新聞社が取り上げてくれないことが多いのです。
以上のルールに沿ってプレスリリースを流すことで、マスコミに無料で宣伝してもらる可能性が高くなります。
蛇足ながら、新聞に記事が載った日には、例え土日であっても電話にでられるようにしておいて下さい。見込み客が見つかるせっかくのチャンスを逃すことになります。